Privacybeleid

Algemeen
The Exhibition Company B.V. (“The Exhibition Company”) is een beursorganisatie. Wij publieks- en vakbeurzen en evenementen. Daarnaast biedt The Exhibition Company online media- en communicatie diensten.
Bij het uitvoeren van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. In dit privacy statement kunt u lezen welke persoonsgegevens The Exhibition Company van u verzamelt en gebruikt en hoe wij daarmee omgaan. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

 

The Exhibition Company is de verwerkingsverantwoordelijke. Onze contactgegevens zijn:

The Exhibition Company B.V.
Speelmanshof 7
5324 DC Ammerzoden

info@exhibitioncompany.nl
T. 030 6666358

 

Toepasselijkheid
Dit privacy statement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of uit naam van The Exhibition Company en haar gelieerde ondernemingen.

 

Omgang met uw persoonsgegevens
The Exhibition Company vindt uw privacy belangrijk en zal zo zorgvuldig en veilig mogelijk met uw persoonsgegevens omgaan. The Exhibition Company zal zich daarbij aan de privacyregelgeving houden.

The Exhibition Company legt in het kader van haar dienstverlening persoonsgegevens vast. Bijvoorbeeld wanneer u deelneemt aan een beurs, u zich inschrijft voor één van onze nieuwsbrieven, u uw badge laat scannen tijdens een beursbezoek, uw interesse opgeeft of op een andere wijze contact heeft met The Exhibition Company. Dat kunnen persoonsgegevens zijn, maar ook gegevens die door ons gebruikt worden voor het maken van analyses over het gebruik van onze websites, zoals het aantal keer dat onze websites bezocht worden en welke pagina’s worden bekeken.

 

Indeling privacy statement
In dit privacy statement geven we aan welke persoonsgegevens wij van u kunnen verwerken. Welke persoonsgegevens dat zijn is afhankelijk van welke diensten u gebruik maakt en welke gegevens u op onze websites achterlaat. Zo zullen wij andere persoonsgegevens verwerken van onze bezoekers van fysieke of online diensten dan van onze (potentiële) exposanten.

Om u zo goed mogelijk te informeren hebben wij een onderscheid gemaakt tussen de verwerking van persoonsgegevens voor een aantal specifieke diensten van The Exhibition Company en het gebruik van onze websites en social media kanalen. In dit deel treft u algemene informatie aan over de verwerking van uw persoonsgegevens die voor al deze diensten en voor de verwerking van persoonsgegevens via onze websites en social media kanalen geldt.

 

Grondslag voor verwerking
The Exhibition Company gebruikt de onder de buttons genoemde persoonsgegevens onder meer voor de uitvoering en de afhandeling van een overeenkomst. Denk bijvoorbeeld aan de overeenkomst met u als bezoeker of exposant van een beurs of evenement. Tevens kan The Exhibition Company een wettelijke verplichting hebben om uw persoonsgegevens te verwerken, zoals fiscale verplichtingen.

The Exhibition Company kan uw persoonsgegevens ook gebruiken omdat The Exhibition Company hier gerechtvaardigde bedrijfsbelangen voor heeft. Deze belangen zijn onder meer het bieden van een goede dienstverlening, het genereren van inkomsten, het beschermen van de financiële belangen en het op de hoogte houden van klanten van (nieuwe) producten en diensten van The Exhibition Company.

Als The Exhibition Company persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal The Exhibition Company deze afzonderlijk aan u vragen. De toestemming mag u altijd weer intrekken, maar de gegevens die tot aan het moment van intrekking zijn verwerkt blijven wel rechtmatig verwerkt.

 

Doorgifte buiten de EU
Uw persoonsgegevens kunnen buiten de EU worden verwerkt, omdat bepaalde dienstverleners van The Exhibition Company in een land buiten de EU zijn gevestigd, zoals Mailchimp. Ook kunnen uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen vanwege het gebruik van diensten van Google Analytics, Facebook, Twitter en Linkedin. Al deze partijen zijn ‘EU-VS privacyshield’ geregistreerd, dat betekent dat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

 

Cookies
The Exhibition Company maakt gebruik van cookies voor een optimale websitebeleving, om het gebruik van onze websites te analyseren, het delen van social media content mogelijk te maken en gerichte advertenties te tonen.

 

Wat zijn cookies?
Cookies zijn kleine tekstbestandjes die via een website van The Exhibition Company op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst en worden uitgelezen als u onze websites gebruikt. Hieronder vindt u uitleg over de verschillende soorten cookies die The Exhibition Company plaatst.

 

Functionele cookies
The Exhibition Company maakt gebruik van een aantal functionele cookies. Deze stellen ons in staat voor u gegevens te bewaren die uw ervaring op de websites verbeteren. De functionele cookies die wij plaatsen via onze verschillende websites hebben bijvoorbeeld als doel:
• uw voorkeuren te onthouden, zoals evt. de taal die u gekozen heeft
• de toegangsregistratie mogelijk te maken

 

Meet cookies
Om goed in staat te zijn onze website aan te passen aan de wensen en interesses van de bezoeker, maken wij gebruik van meet cookies, ook analytische cookies genoemd. Hierdoor kunnen wij kijken welke pagina’s problemen opleveren bij bezoekers, welke populair zijn etcetera. Deze gegevens zijn voor ons van belang om voor u een prettige website ervaring te kunnen blijven ontwikkelen. Wij gebruiken hiervoor alleen gegevens die niet te herleiden zijn naar u als persoon.

 

Social media cookies
Social media cookies maken het mogelijk om eenvoudig een pagina te delen via social media of om sociale content over een onderwerp (bijvoorbeeld tweets) te tonen. De social media waarvoor cookies kunnen worden geplaatst zijn bijvoorbeeld Twitter, LinkedIn, Google+ en Facebook.

 

Advertentie cookies
The Exhibition Company gebruikt cookies om te voorkomen dat u te vaak eenzelfde advertentie te zien krijgt. The Exhibition Company maakt ook gebruik van cookies die het ons mogelijk maken u na het bezoek aan onze site banners te vertonen.

Verwijderen en weigeren van cookies
Via uw browserinstellingen kunt u de cookies op uw apparaat verwijderen en het plaatsen van nieuwe cookies weigeren. De wijze waarop kan per browser verschillen. Zie voor Google Chrome deze link en voor Internet Explorer deze link hoe u de verschillende type cookies kunt verwijderen. Ook kunt u meer informatie vinden via de Consumentenbond via “Cookies verwijderen”.

Meer informatie over cookies
Meer informatie over cookies kunt u vinden bij de Consumentenbond via “Wat zijn cookies?”.

 

Profilering
The Exhibition Company zal de informatie die wordt verzameld op haar websites en via andere bronnen combineren met elkaar, om u de beste (online) ervaring en dienstverlening te bieden.

 

Bewaartermijnen
The Exhibition Company bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doelen van de verwerking. Dit betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang zij nodig zijn om de betreffende doelen te bereiken.

Bepaalde persoonsgegevens moeten wij wel langer bewaren, omdat The Exhibition Company zich moet houden aan wettelijke bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

 

Beveiliging
The Exhibition Company heeft uiteraard beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onbevoegde toegang.

 

Uw rechten
Op grond van de privacyregelgeving heeft u een aantal rechten die hieronder staan beschreven.

 

Inzage
u heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens. Na ontvangst van uw verzoek ontvangt u binnen een maand een overzicht van uw persoonsgegevens.

 

Correctie
Zijn uw gegevens onjuist dan zullen wij die op uw verzoek corrigeren.

 

Wissen
U kunt ons een verzoek doen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen. De gegevens kunnen alleen worden verwijderd als deze niet juist of niet meer relevant zijn.

 

Beperken
Als u vindt dat The Exhibition Company uw persoonsgegevens onrechtmatig of onjuist verwerkt dan kunt u die verwerking laten beperken.

 

Bezwaar
U kunt bezwaar aantekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens vanwege persoonlijke omstandigheden. Bij bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketing zullen we die verwerking zo snel mogelijk beëindigen.

 

Overdracht
U kunt een verzoek doen tot overdracht van uw persoonsgegevens als de gegevens zijn verstrekt op basis van toestemming of een overeenkomst met The Exhibition Company.

 

Vragen en verzoeken
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of een verzoek over de verwerking van uw persoonsgegevens? Stuur dan een bericht naar:

The Exhibition Company B.V.
info@exhibitioncompany.nl

Om te voorkomen dat we de verkeerde gegevens verstrekken, corrigeren of verwijderen, vragen wij u om u bij indiening van een dergelijk verzoek u te identificeren. Dat kan door een kopie van een geldig legitimatiebewijs mee te sturen. Vergeet dan niet om op de kopie uw BSN én uw pasfoto onleesbaar te maken. Hiervoor kunt u bijvoorbeeld de ‘KopieID’ app gebruiken.

 

Klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens
Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door The Exhibition Company, dan proberen wij hier graag samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Wijzigingen privacy statement
The Exhibition Company kan haar privacy statement aanpassen. Nieuwe versies worden altijd op onze websites gepubliceerd. Wij raden u aan om de privacy statement geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van wijzigingen.

Datum laatste wijziging: 11 juli 2018

Beurzen en evenementen
Online mediadiensten
Websites en social media

 

Beurzen en evenementen
The Exhibition Company organiseert beurzen en evenementen. Als bezoeker of als exposant van deze beurzen en evenementen verstrekt u The Exhibition Company persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het bestellen van een toegangsticket voor een beurs, door uw deelname aan de beurs, of het vragen van informatie.

Persoonsgegevens
In het kader van een beurs of evenement kan The Exhibition Company de volgende gegevens van u verwerken:

• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals (mobiel) telefoonnummer en emailadres;
• Geslacht;
• Titulatuur;
• Beeldmateriaal;
• Datum bezoek;
• Aantal bezoeken
• Intern administratienummer;
• Interessegebieden;
• Informatie voor leadgeneratie (zoals bijv. merkgebruik, koopgedrag of koopintentie, investeringsbehoefte);
• Opt-in informatie;
• Bezoekregistraties op uw naam;
• Badge- & ticketscans:
- het scannen van uw badge of ticket bij de entree om het bezoekersaantal te bepalen en om inzicht te krijgen in show/no-show
- het scannen van uw badge bij lezingentheaters, waarbij de spreker uw gegevens krijgt
• Functie en bedrijfsnaam;
• Beslissingsbevoegdheid;
• Sector/branche waarin u werkzaam bent;
• Interesse in The Exhibition Company diensten;
• Klikgedrag;
• Transacties met historie;
• IP adres;
• Inhoud van uw communicatie met de The Exhibition Company;
• Gegevens uit evaluaties en klanttevredenheidonderzoeken;
• Tekenbevoegdheid;
• KvK gegevens;
• BTW nummer;
• Factuuradres;
• Social media;
• Betaalgegevens;
• Handtekening;

Doelen van verwerking
The Exhibition Company verwerkt deze persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• Communicatie doeleinden;
• Organisatie en uitvoering van overeenkomsten met betrekking tot (deelname aan) beurzen en evenementen;
• Registratie;
• Inlezen en versturen van inlogcodes;
• Levering van diensten;
• Verwerken en afhandelen van bestellingen;
• Relatiebeheer, PR en marketing, waaronder het toesturen van mailings en informatie over de producten en diensten van The Exhibition Company;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Vinden van gelijkwaardige profielen/acquisitiedoeleinden;
• Verbetering dienstverlening;
• Opstellen van analyses ter verbetering van de bezoekersbeleving;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Personaliseren en verbeteren van digital marketingcampagnes;
• Uitvoeren van specifieke acties en prijsvragen;
• Uitvoeren van (klanttevredenheids-)onderzoeken;
• Facturatie- en betalingsdoeleinden;
• Afhandeling betalingsgeschillen;
• Het verwerken van aangiftes voor diefstal of beschadiging;
• Vastleggen en de afhandeling van storingen, klachten en incidenten;
• Het doen van betalingen;
• Innen van vorderingen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen daarvan;
• Het behandelen van geschillen en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
• Het onderhouden van contacten met afnemers of leveranciers;
• Direct marketing;
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen en rechterlijke bevelen;
• Keuren van standontwerpen;
• Verstrekken van informatie bij afwijkende standbouw;
• Inlezen en versturen van inlogcodes;
• Het plannen, offreren en factureren van stand- en evenementbeveiliging;
• Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen;

Derden
In het kader van de uitvoering van haar diensten kan The Exhibition Company uw persoonsgegevens uitwisselen met derde partijen. Denk aan de partijen die betrokken zijn bij de organisatie en uitvoering van de beurzen en evenementen van of in de The Exhibition Company, IT-leveranciers en leveranciers van facilitaire diensten.

Als exposant heeft u toegang tot een speciaal ingerichte online omgeving van The Exhibition Company. De gegevens die u daar opgeeft kunnen door The Exhibition Company worden verstrekt aan derden die u kunnen benaderen voor diensten die een aanvulling zijn op de diensten van The Exhibition Company. De reden van deze verstrekking is enerzijds het verkrijgen van aanvullende inkomsten en anderzijds u een zo compleet mogelijke dienstverlening te kunnen bieden, zodat u zich als exposant bij The Exhibition Company optimaal kunt profileren.

Daarnaast kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. Zo kan de politie of de gemeente gegevens bij ons opvragen bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.

 

ONLINE MEDIADIENSTEN
The Exhibition Company biedt via diverse websites online mediadiensten aan. Via die websites wordt content of productinformatie aangeboden.

Persoonsgegevens
Wanneer u uw gegevens achterlaat om content te kunnen downloaden of voor productinformatie verstrekt u actief persoonsgegevens aan The Exhibition Company, zoals de volgende gegevens:
• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• Geslacht;
• Functie- en bedrijfsgegevens
• Gedownload document;
• Ingevulde informatie op aanvraagformulieren;
• Inhoud van communicatie;
• Kanaal van herkomst;
• Datum van download of aanvraag;
• Opt-in gegevens;
• IP adres.
Doelen van verwerking
In het kader van de online mediadiensten verwerkt The Exhibition Company uw persoonsgegevens voor diverse doelen, zoals:
• Aanbieden van een online marktplaats voor content en productinformatie;
• Uitvoeren van overeenkomsten met aanbieders van content en producten;
• In contact brengen van aanvrager en leverancier van content en/of producten
• Afstemmen van vraag en aanbod;
• Communicatie onderhouden, waaronder het beantwoorden van vragen en de behandeling van klachten;
• Levering van diensten;
• Relatiebeheer, PR en marketing;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Vinden van gelijkwaardige profielen/acquisitiedoeleinden;
• Verbetering dienstverlening;
• Opstellen van analyses ter verbetering van de bezoekersbeleving;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Opbouwen van interesseprofielen voor advertentiedoeleinden;
• Personaliseren en verbeteren van digital marketingcampagnes;
• Uitvoeren van specifieke acties en prijsvragen;
• Uitvoeren van (klanttevredenheids-)onderzoeken;
• Faciliteren van contacten binnen de community;
• Beveiliging van de systemen;
• Naleving van regelgeving en voldoen aan rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.
Derden
Bij de uitvoering van haar diensten kan The Exhibition Company uw persoonsgegevens uitwisselen met andere partijen. Denk aan IT-leveranciers van onze systemen of de websitebeheerder.

De aard van onze online mediadiensten vereist bovendien het doorgeven van uw persoonsgegevens aan derden. Dit is bijvoorbeeld van toepassing indien u content (whitepapers) van derden downloadt op één van onze online portalen en/of productinformatie aanvraagt. U kunt dan door de desbetreffende derde partij (de aanbieder van de whitepaper of leverancier van een product) worden benaderd. Dit gebeurt uitsluitend met uw toestemming. De uiteindelijke verwerking van uw persoonsgegevens door de betreffende aanbieder valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de betreffende aanbieder. U kunt bij die aanbieder terecht voor nadere informatie over hoe deze omgaat met uw persoonsgegevens.

Daarnaast kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. In het kader van de accountantscontrole kan een accountant persoonsgegevens inzien. De politie of de gemeente kan gegevens bij ons opvragen, bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.

 

WEBSITES EN SOCIAL MEDIA
Als u een webformulier invult, een abonnement neemt op één van onze nieuwsbrieven of contact opneemt via het online contactformulier, dan laat u persoonsgegevens achter. Daarnaast kunnen wij gegevens over het gebruik van onze websites verzamelen, zoals welke pagina’s worden bekeken.

Persoonsgegevens
Via de website en door middel van online communicatie kunnen door The Exhibition Company onderstaande persoonsgegevens worden verwerkt.
• NAW-gegevens;
• Contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Functie en bedrijfsgegevens;
• Betaalgegevens;
• Transacties met historie;
• Klikgedrag en online bezoekgegevens;
• Kanaal van herkomst;
• Opt-in informatie (inschrijving van nieuwsbrieven / aanbiedingen);
• Interessegebieden en bezoekersinformatie;
• Inloggegevens (evt. met behulp van Social Media);
• IP-adres en device identificators;
• Inhoud van online communicatie met de The Exhibition Company;
• Profielfoto van uw social media profiel indien u The Exhibition Company benadert via social media;
• Inhoud (social media, telefoon- en chat-)gesprekken met The Exhibition Company;
• Inhoud van klachten;
• Gebruikersprofielen;
• Instellingen.

Doelen van verwerking
Bij haar dienstverlening verwerkt The Exhibition Company uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden, zoals:
• Om u op de hoogte te houden van nieuws, actuele evenementen en producten en diensten van The Exhibition Company;
• Communicatie onderhouden, waaronder het beantwoorden van vragen en de behandeling van klachten;
• Aannemen en verwerken van bestellingen;
• Verbetering van de (online) dienstverlening;
• Uitvoeren van acties en prijsvragen;
• Rapportage en analysedoeleinden;
• Relatiebeheer, PR en (direct) marketing, waaronder het toesturen van informatie over de producten en diensten van The Exhibition Company en partners;
• Leadgeneratie;
• Cross selling en up selling;
• Monitoren, verzamelen en opvolgen van leads;
• Naleving regelgeving en voldoen een rechterlijke bevelen;
• Voeren van geschillen.

Derden
Voor de online communicatie maakt The Exhibition Company gebruik van de diensten van andere partijen, zoals de websitehoster en aanbieders van social mediakanalen.

Ook kan het voorkomen dat wij uw persoonsgegevens moeten verstrekken aan derden als we dat wettelijk verplicht zijn. In het kader van de accountantscontrole kan een accountant persoonsgegevens inzien. De politie of de gemeente kan gegevens bij ons opvragen, bijvoorbeeld in het kader van fraude, veiligheid of opsporing.