Algemene Voorwaarden

Artikel 1. Organisatie
De beurs wordt georganiseerd door Fitness en Wellness Exhibitions BV, hierna te noemen ‘organisator’.
Artikel 2. Deelname en betaling
2.1. Deelname aan de beurs is strikt persoonlijk en mag onder geen enkel beding overgedragen worden zonder schriftelijke toestemming van de organisator.
2.2. De aanvrager kan zich niet beroepen op de omstandigheid, dat zijn inschrijving mondeling door de organisator zou zijn ingewilligd, noch zal als bewijs van een dergelijke inwilliging de gewisselde correspondentie kunnen dienen.
2.3. De aanvrager kan geen enkel recht op expositieruimte op deze beurs doen gelden, alvorens de organisatie het daartoe bestemde exemplaar van inschrijving voor deze beurs, door de aanvrager ondertekend, ter harer kantore heeft ontvangen.
2.4. Na ontvangst van het inschrijfformulier en nadat de organisator beslist heeft over de al of niet aanvaarding van de deelnemer, zal een factuur aan de deelnemer worden verzonden welke binnen 15 dagen na facturatie en tenminste 30 dagen voor aanvang van de beurs voldaan dient te zijn. M.a.w. de deelnemer kan pas tot de beurs toegelaten worden na betaling van het verschuldigde bedrag. Betaling per cheque of credit-card is niet mogelijk.
Bij te late betaling heeft de organisator het recht de uitgekozen plaats aan een andere deelnemer toe te wijzen, zonder dat dit enige aanleiding tot verhaal of schadevergoeding kan geven.
2.5. De genoemde prijzen zijn exclusief BTW.
2.6. De aanvrager verklaart alle consequenties te zullen aanvaarden, welke voortvloeien uit de ondertekening van het inschrijfformulier, ook indien deze ondertekening gedaan is door een niet-tekeningsbevoegde.
2.7. Het ondertekenen van een inschrijfformulier houdt de verplichting in de toegewezen stand in gebruik te nemen, uiterlijk 30 minuten voor opening c.q. aanvang van de beurs en deze in verzorgde staat te houden tot de sluiting.
Indien op een toegewezen stand, de dag voor opening c.q. aanvang van de beurs om 12.00 uur, nog niet met de inrichting is begonnen, behoudt de organisator zich het recht voor, deze aan een ander toe te wijzen, zonder dat hiervoor aan de oorspronkelijke inschrijver enige schadevergoeding wordt gegeven. Tenzij schriftelijk anders met de organisatie is overeengekomen.
2.8. De deelnemers dienen gedurende de openingstijden van de beurs aanwezig te zijn op de stand. Indien de deelnemer op een van de beursdagen niet aanwezig is, dan is de organisatie gerechtigd om op kosten van de deelnemer maatregelen te nemen om de stand op een aanvaardbare wijze in te richten.
Artikel 3. Voorbehoudsrecht weigeren beursdeelnemers
3.1. De organisator heeft het recht een beursdeelnemersaanvraag af te wijzen op grond van overtekening of desnoods zonder opgaaf van redenen. Het niet naleven van het beursreglement kan voor de organisator aanleiding zijn om deelnemers van de beurs te verwijderen zonder restitutie van de standhuur.
3.2. Afwijzing van de inschrijving zal nimmer enig recht op enige vergoeding door de organisator tengevolge van die afwijzing door de aanvrager of derden beweerd geleden resp. geleden schade, kunnen scheppen.
Artikel 4. Uitgesloten produkten
4.1. In het beurscomplex worden de volgende produkten niet toegelaten: vlambare en over het algemeen alle waren die door de brandweer, de hallenverhuurder of de organisatie gevaarlijk of hinderlijk geacht worden voor deelnemers of bezoekers. Voor bouw en bekleding van de standruimte alsmede voor decoratiemateriaal mogen geen licht brandbare stoffen worden gebruikt. Bij de toepassing van brandbare weefsels voor de bekleding van de stand dienen deze afdoende brandwerend te zijn geïmpregneerd. Deelnemers zijn verplicht de verpakking van hun goederen onbrandbaar te maken en deze te bewaren in een op de standplaats afgesloten ruimte. Het voorradig en het in gebruik hebben van flessen met vloeibaar gas binnen de gebouwen is niet toegestaan. Op een desbetreffend verzoek kan de organisator en de brandweer voor demonstratiedoeleinde ontheffing van dit verbod verlenen.
4.2 Het is eveneens verboden foto’s of drukwerken tentoon te stellen of te verspreiden, die van politieke aard zijn of andere documenten, waarvan de organisator meent dat ze in strijd zijn met de goede naam en het succes van de manifestatie.
Artikel 5. Brandweer en veiligheidsvoorschriften
5.1. Alle uitgangen, doorgangen, gangpaden, nooduitgangen, trappen, etc. mogen op geen enkele wijze geheel of gedeeltelijk worden versperd.
5.2. Alle brandblusmiddelen, brandkranen, afsluiterputten moeten steeds zichtbaar en direct bereikbaar blijven.
5.3. De deelnemer is verplicht alle aanwijzingen door de organisator, hallenverhuurder en/of brandweer onverwijld op te volgen.
Artikel 6. Verhuur van stand en standruimte
6.1. Alvorens de stand in gebruik te nemen zal de deelnemer of de afgevaardigde het bewijs van volledige betaling van de beurskosten voorleggen.
6.2. De deelnemers dienen zich persoonlijk op de hoogte te stellen van wetgeving, reglementering, belasting, auteursrechten, vergunningen, verzekeringen enz.
6.3. Door de ondertekening van het inschrijfformulier erkennen de deelnemers dat zij werden ingelicht over alle gunstige en ongunstige omstandigheden van de door hen aanvaarde ruimte of standplaats. Aangezien de tentoonstelling plaatsvindt in bestaande gebouwen dienen de toegewezen plaatsen aanvaard te worden in de toestand waarin deze zich bevinden.
6.4. Aan de deelnemers wordt door de organisator een plaats toegewezen die in overeenstemming is met de aard van het bedrijf en de overeengekomen oppervlakte. Er wordt door de organisator zoveel mogelijk rekening gehouden met de individuele wensen van de deelnemers.
6.5. In de m2 prijs is begrepen de algemene halverlichting, verwarming van de hal en het gebruik en schoonhouden van de toiletten.
6.6. Wanneer van eigen standbouw gebruik gemaakt wordt, dient deze te vallen binnen de maten als gelden voor de standaard stands, te weten 2.50 m. hoog, en een professioneel karakter te hebben. De standwanden dienen vervaardigd te zijn van stevig materiaal (bijv. hout of kunststof). (Party)tenten, zeil of stof zijn niet toegestaan. Indien de hoogte van de stand niet gelijk is aan de eerder genoemde standaard hoogte, dient u zelf te zorgen voor de juiste afwerking. U dient uw bouwplannen, uiterlijk vier weken voor aanvang van de beurs, aan de beursorganisator ter inzage te geven. Voor alle ontwerpen is de goedkeuring van de organisator vereist. De organisatie behoudt zich het recht voor, niet professionele stands op de opbouwdag te weigeren.
6.7. Het is verboden enig materiaal in de muren, vloeren en spanten van het gebouw aan te brengen. In de wanden van de gehuurde stands mag niets bevestigd worden. In geval van aangebrachte schade zal het bedrag ervan in overleg met de hallenverhuurder worden bepaald en aan de deelnemer worden doorberekend.
6.8. Vloerbedekking en een elektrische aansluiting in de stand zijn verplicht. De elektrische aansluiting en het stroomverbruik van de stand wordt berekend per wandcontactdoos geschikt voor 3 kW., 16 Amp. gezekerd.
6.9. Onderverhuur van stands is niet toegestaan. De organisator kan in dat geval de stand onmiddellijk sluiten, zonder enig recht op schadevergoeding of terugbetaling van het standgeld aan deelnemer.
6.10. Minimale huur vloeroppervlak is 9 m2. De minimale diepte van de stand is 2 meter.
Artikel 7. Inrichting van stands
De organisator heeft het recht de stand zonder vooropzegging te sluiten, indien de deelnemer zich niet aan onderstaande voorwaarden houdt:
7.1. De stands en tentoongestelde producten dienen zodanig opgebouwd te worden dat deze in geen geval de nabijgelegen stands ontsieren of bezoekers kunnen hinderen.
7.2. De organisatie heeft het recht standmaten of standplaatsen te wijzigen of aan te passen, indien daar reden voor zou zijn.
7.3. Het is verboden reclame-artikelen uit te delen, of tijdens de beurs andere publicitaire acties te houden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator. Monsters of drukwerk mogen niet uitgedeeld worden buiten de aangewezen standruimte. Het aanbrengen van lichtreclame buiten de standoppervlakte is ten strengste verboden.
7.4. Elke demonstratie op welke wijze ook, of voeren van enige publiciteit om bezoekers naar een stand te lokken, welke hinderlijk zou kunnen zijn voor andere standhouders of bezoekers is verboden. Wanneer het geluidsniveau bij demonstraties hoger is dan 60 DB, is men, tenzij de demonstratie in het belang is van alle deelnemers, verplicht deze te houden in separate ruimten. Uitgezonderd zijn algemene presentaties vanuit de organisatie.
Artikel 8. Handhaving orde
8.1. De hallenverhuurder draagt zorg voor handhaving van de orde binnen zijn gebouwen en terreinen. Hij geeft daartoe zodanige voorschriften en aanwijzingen als hij in het belang van orde en veiligheid nuttig en nodig acht en regelt en beperkt, in overleg met de organisator openstelling van zijn gebouwen en terreinen voor deelnemers en bezoekers. Personeel of gemachtigden van de hallenverhuurder hebben, mits deugdelijk gelegitimeerd, te allen tijde toegang tot de hallen, met inbegrip van de standruimte.
8.2. De deelnemer is verplicht zowel de voorschriften en aanwijzingen, bedoeld in het vorige artikel, als overige (overheids-)voorschriften in het belang van orde en veiligheid, stipt na te leven en op te volgen. In onderling overleg zijn de hallenverhuurder en de organisator gerechtigd om, jegens de deelnemer, die de verplichting, omschreven in voorafgaande zin, niet of niet geheel nakomt, zodanige voorzieningen te treffen als hen nuttig of nodig lijkt. Deze voorzieningen kunnen onder meer gehele of gedeeltelijke ontruiming of afsluiting van de standruimte inhouden. Tenslotte zijn zij gerechtigd, ten aanzien van de eerder bedoelde deelnemer, de deelneming, met onmiddellijke ingang, als beëindigd te beschouwen. Dit zonder de deelnemer te ontheffen van betaling van alle door en voor hem gemaakte kosten, ook die kosten gemaakt terzake van de beëindiging of de getroffen voorzieningen en zonder dat de deelnemer enige aanspraak kan maken op vergoeding van schade in welke zin dan ook.
Artikel 9. Aan- en afvoer van produkten
De organisator is niet verantwoordelijk voor ontvangen zendingen, noch voor het materiaal voor inrichting c.q. opbouw van de stands, noch voor de tentoongestelde produkten of goederen. De deelnemers dienen op eigen verantwoording, risico en kosten te zorgen voor aanvoer, uitpakken, tentoonstellen, inpakken en afvoeren van al de voor hen bestemde produkten. Dit dient door henzelf of hun vertegenwoordigers te gebeuren. Tijdens de duur van de beurs mogen geen goederen worden aan- of afgevoerd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator. Na afbouw van de stand, dient alles volledig opgeruimd te worden en in goede staat aan de organisator te worden overgedragen. Het uiterlijke tijdstip is aangegeven.
Artikel 10. Vertegenwoordiging
10.1. De deelnemers dienen er zorg voor te dragen dat zowel tijdens de opbouw, de normale openingstijden van de beurs, en bij de afbraak tenminste één vertegenwoordiger met volmacht aanwezig is. Deze vertegenwoordiger moet behoren tot het vaste personeel van de deelnemer.
10.2. De deelnemers hebben slechts toegang tot de beurs vanaf een uur voor tot een half uur na de normale openingsuren.
Artikel 11. Deelnemersbadge
Per 5 m2 gehuurde standruimte zal een gratis toegangsbadge worder verstrekt, met een minimum van 3 badges en een maximum van 15 badges. Wanneer meer standhoudersbadges noodzakelijk zijn kunnen deze, tegen contante betaling, besteld worden bij de organisatie van de beurs. Deze badges dienen uitsluitend voor gebruik van de standhouders en/of zijn medewerkers en mogen niet aan derden worden doorgegeven. De badges dienen zichtbaar te worden gedragen.
Artikel 12. Seminars
Het is verboden voor deelnemers om op de stand of in een ruimte die deel uitmaakt van de stand, seminars, cursussen of opleidingen te geven. Dit is alleen mogelijk in het belang van alle deelnemers en wel met schriftelijke toestemming van de organisator. De organisator dient in dat geval bekend te zijn met de inhoud. Er mag geen toegang worden geheven.
Artikel 13. Schoonhouden van de stands
Deelnemers dienen zelf zorg te zorgen voor overige schoonmaakwerkzaamheden zodat de stand in behoorlijke staat wordt gebracht. Dit dient te gebeuren 1 uur voor de normale openingsuren of binnen een half uur na sluitingstijd. Niet herbruikbare verpakking en alle andere afval dient u zelf te verwijderen en af te voeren of tegen betaling te laten verwijderen door de hallenverhuurder.
Artikel 14. Water/telefoon
Een aansluiting voor water of telefoon is niet altijd mogelijk. Indien een aansluiting van water wel mogelijk is gelden de volgende voorschriften: ten aanzien van de aansluitingen voor het gebruik van water dient de exposant de aanwijzingen en voorschriften van de organisatie op te volgen. Er is sprake van strenge voorschriften, dit onder andere in verband met het voorkomen van de Legionella bacterie. De organisatie behoudt zich het recht voor bedoelde werkzaamheden aan haar goedkeuring te onderwerpen. De organisatie kan de uit te voeren werkzaamheden uitbesteden aan een erkende installateur.
Artikel 15. Verzekering en aansprakelijkheid
De organisator is niet aansprakelijk voor schade, hoe ook genaamd, direct of indirect geleden door de deelnemer, diens personeel of diens bezoekers – bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke oorzaak dan ook daaronder begrepen – indien deze schade is veroorzaakt door derden. De deelnemer vrijwaart de organisator tegen iedere aanspraak van derden, wegens schade, hoe ook genaamd, veroorzaakt door de deelnemer zelf, diens personeel of diens bezoekers.
Artikel 16. Opzegging
De ingeschreven deelnemers die twee maanden voor aanvang van de beurs en binnen veertien dagen na ondertekening van het inschrijfformulier van hun deelname aan de beurs afzien, kunnen aanspraak maken op kwijtschelding van de totaal verschuldigde bedragen, onder aftrek van 10% voor de gemaakte kosten. De deelnemers die na deze datum om een of andere reden van deelname afzien hebben geen recht op kwijtschelding van de verschuldigde bedragen.
Artikel 17. Onvoorziene gevallen
17.1. Indien naar het oordeel van de organisator bijzondere omstandigheden zulks rechtvaardigen, kan de organisator de voor de beurs vastgestelde data, tijden en/of beursaccommodatie wijzigen, dan wel besluiten een beurs geen doorgang te doen vinden.
17.2. Onder bijzondere omstandigheden in het vorige lid bedoeld zijn begrepen marktomstandigheden en alle overige omstandigheden die, na belangenafweging, naar het oordeel van de organisator het welslagen van de beurs in gevaar kunnen brengen.
17.3. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de organisator. Deze heeft ook het recht dit reglement te allen tijde te wijzigen en aan te vullen.
Artikel 18. Geschillen
18.1. Alle geschillen die mochten ontstaan tussen Fitness en Wellness Exhibitions BV en een deelnemer naar aanleiding van deelneming of dit reglement zullen worden beslecht naar het Nederlandse recht door de bevoegde rechter te Utrecht.
18.2. De Nederlandse tekst van de overeenkomst van deelneming, dit reglement of enige nadere overeenkomst naar aanleiding daarvan tussen partijen gesloten, is beslissend.